Így biztosíthatod a konferenciád sikerét

De a brand- és a kapcsolatépítés, ezek által pedig a szakmai sikerek szempontjából is fontosak a konferenciák. Sőt, még akkor is, ha mi is tartanánk egyet, és szükségünk van néhány támpontra, ötletre. Mindezek mellett, ha szervezőként veszünk részt egy ilyen rendezvényen, a fő célunk nem más, mint hogy sikeres legyen.

De melyik konferencia számít sikeresnek? Miben mérjük ezt? És hogyan érhetjük el azt, hogy a mi rendezvényünk sikeres legyen? Most ezekre a kérdésekre igyekszünk válaszokat adni.

Milyen a sikeres konferencia?

Mielőtt megnéznénk, hogy hogyan tudjuk biztosítani a konferenciánk sikerét – már az ötlet megszületésétől egészen addig, hogy az utolsó vendégtől is elbúcsúzunk –, nem árt tisztában lennünk azzal, mit is jelent az, hogy egy ilyen esemény sikeres.

Logisztika: pipa

Egy konferencia megszervezése során rengeteg mindenre kell odafigyelnünk, az egyik legfontosabb a logisztika. Ki kell választanunk a helyszínt, aminek könnyen megközelíthetőnek kell lennie, és biztosítania kell a parkolási lehetőséget, illetve ha többnapos rendezvényről van szó, akkor a szállást is. Döntenünk kell egy időpontról is, amit szintén érdemes jól megfontolnunk. Lehetőleg ne essen hosszú hétvégére, semmiképp se érintsen ünnepeket vagy más, az adott szakmába vágó rendezvényt. Ha ezeket jól eltaláljuk, már tökéletes alapunk van egy sikeres konferenciához. 

Profi, gördülékeny

A konferenciánk minket reprezentál, éppen ezért elengedhetetlen, hogy profi benyomást keltsen. Ehhez mindennek a helyén kell lennie, mire megérkezik az első vendég, nem szabad senkinek sem azt látnia, hogy esetlegesen fejetlenség van a színfalak mögött. Az első előadás megkezdésétől pedig szintén mindennek flottul kell mennie. Például fontos, hogy számoljunk a rendszeres szünetekkel és esetleges B-tervekkel is készüljünk – például, ha egy előadónk betegség miatt kiesik. Emellett elengedhetetlen, hogy biztosítva legyen az előadások technikai háttere, hiszen nincs annál bosszantóbb, mint amikor egy teremnyi ember előtt kell bajlódnunk egy kivetítővel.

Érdekes, hasznos

Ha már az előadásoknál tartunk, ezekről is fontos szót ejteni, hiszen ez adja a konferenciánk esszenciáját. Igyekezzünk úgy alakítani őket, hogy logikailag egymásra épüljenek, sok új információt adjanak át – lehetőleg minél izgalmasabb, szemléletesebb módon. Egy konferencia ugyanis nem lehet sikeres, ha ásítozó emberek ülnek a sorokban. Éppen ezért érdemes szakmailag megbecsült, elismert előadókat felsorakoztatnunk, akik garantáltan jó előadók és értékes információk birtokosai.

Látogatóbarát

Mindezek mellett nagy hangsúlyt kell fektetnünk arra, hogy mindenki kényelmesen érezze magát a rendezvényünkön. Ehhez nagyban hozzájárulnak a fent említettek is – például a szállás vagy éppen az előadások minősége –, de semmiképp sem merül ki ebben. Fontos, hogy készüljünk cateringgel: ez egy egynapos konferencián is fontos. A kávé, víz és rágcsálnivaló mellett biztosítanunk kell egy étkezést is. A teljes komforthoz pedig sok más apróság is hozzátartozik, például az, hogy kényelmesek-e a székek vagy hogy van-e olyan kísérő esemény, ahol lehetőségük nyílik a kapcsolatépítésre.

Így biztosíthatod a konferenciád sikerét

Ebből már egyértelműen kirajzolódik az, hogy milyen sok összetevője van egy sikeres konferenciának. Arra azonban még nem tértünk ki, hogy hogyan tudjuk mi magunk biztosítani ezeket. Nos, a kissé elkeserítő válaszunk az, hogy száz százalékig jó eséllyel sehogyan. Nincs azonban ok az aggodalomra: a megfelelő konferenciaszervező cég kiválasztása után minden könnyen megy majd, mint a karikacsapás! Most pedig van is néhány tanácsunk arra az esetre, ha először készülsz konferenciaszervezésre.

A konferenciaszervező cég kiválasztása során az első lépés természetesen a kutatómunka. Online már számtalan céggel megismerkedhetünk, de fontos, hogy ne tegyük le a voksunkat rögtön a legelső mellett. Inkább kérjünk több helyről ajánlatot, ugyanis hatalmas különbségek lehetnek! Emellett azt is vegyük számba, hogy az adott cég mennyire ismeri a mi célközönségünket – ezen ugyanis állhat és bukhat is a rendezvény sikere. Ne felejtsünk el referenciákat se kérni, hiszen ebből sokat megtudhatunk arról, milyen minőségben dolgozik az adott cég.

Érdemes azt is megnézni, hogy mekkora és milyen jellegű rendezvények szervezésében van tapasztalatuk, hogy vállalják-e a teljes körű lebonyolítást, hogy offline és online rendezvények szervezésében is otthon vannak-e, illetve hogy milyen erőforrásokkal rendelkeznek.

Bízd rájuk!

Ha tehát ez lesz az első konferenciád, elengedhetetlen, hogy minden gördülékenyen menjen, amihez szinte biztos, hogy szükséged lesz egy profi csapatra. Mert gondolj csak bele: vajon lenne időd a teljes szervezésre és helyszíni feladatokra, miközben az eseményed sikeréért izgulsz? Még szerencse, hogy a profi cégeknek köszönhetően ezen többé nem kell aggodalmaskodnod!